Zahlungsnachweis überprüfen

Wenn jemand per manuelle Zahlungsmethode zahlt, drückt er Ich habe diese Zahlung getätigt und hängt, falls du darum gebeten hast, einen Nachweis an. Das kommt dann zu dir zur Bestätigung.

Solange du das nicht tust, wird nichts aufgezeichnet. Die Rechnung bleibt unbezahlt, jede Buchung, die darauf wartet, bleibt ausstehend, und der Kunde sieht Bestätigung ausstehend. Nichts bewegt sich auf das Wort eines Kunden hin.

Wo sie auftauchen

Dein Home-Bildschirm listet sie unter den Dingen auf, die Aufmerksamkeit benötigen: „2 Zahlungen zur Überprüfung ausstehend", mit dem Betrag darunter. Das ist der schnellste Weg hinein und öffnet Zahlungen gefiltert auf genau diese.

Diese Liste zeigt zwei Zahlen, Zur Überprüfung ausstehend und Betrag auf Bestätigung wartend, dann eine Zeile pro Anspruch mit dem Namen des Kontakts, woher er kam, wann er eingereicht wurde und wie viel. Das Öffnen einer Zeile bringt dich zu dem Dokument, zu dem sie gehört.

Jeder Anspruch erscheint auch in einem Zahlungsüberprüfungs-Panel auf der Rechnung, zu der er gehört, und auf der Buchung oder dem Angebot, wenn Zahlung dort eingezogen wird.

Was du siehst

Beanspruchter Betrag, Zahlungsmethode, Kundennotiz und ihre Nachweisdatei.

Sie können eine PDF oder ein Bild in JPEG, PNG, WebP oder AVIF hochladen, bis zu 5 MB. Ein Foto eines Bank-App-Bildschirms ist das Übliche und ist in Ordnung. Ein Anspruch mit einer Notiz und ohne Datei ist immer noch ein gültiger Anspruch, wenn du keinen Nachweis verlangt hast.

Zahlung aufzeichnen

Zahlung aufzeichnen, die grüne Schaltfläche auf dem Panel, ist die Bestätigungsaktion. Sie öffnet ein Zahlung aufzeichnen-Dialogfeld mit der Frage nach:

• Erhaltener Betrag. Startet mit dem Betrag, den der Kunde sagte, dass er bezahlt hat. Volle Zahlung aufzeichnen unter dem Feld füllt stattdessen den ausstehenden Saldo aus und sagt dann „Dies begleicht die Rechnung vollständig." Es kann den ausstehenden Saldo nicht überschreiten.
• Warum der Betrag unterschiedlich ist. Erforderlich, wenn die Zahl weder das ist, was sie beanspruchten, noch der volle Saldo. Es lohnt sich, es ordnungsgemäß zu schreiben, da es die Erklärung ist, die du in sechs Monaten haben möchtest.
• Zahlungsmethode. Banküberweisung, Bargeld, Scheck oder Sonstiges. Es startet bei Banküberweisung.
• Notizen (optional). Für dich.

Die Schaltfläche bestätigt, was sie gerade tun wird: £450,00 aufzeichnen.

Einmal aufgezeichnet, verbindet sich die Zahlung mit der Rechnung, der Saldo wird aktualisiert, ein Beleg wird erstellt und alles, das auf diese Zahlung wartet, bewegt sich voran.

Ablehnung

Ablehnen, neben Zahlung aufzeichnen, ist für Nachweise, die nicht stichhaltig sind: nichts ist angekommen, der Betrag ist falsch, oder die Datei ist nicht lesbar.

Grund ist optional, schreibe aber einen. Der Kunde erhält eine E-Mail „Zahlung abgelehnt" mit einer Schaltfläche Nachweis erneut einreichen. Er sieht deinen Grund und kann von der gleichen Seite aus zahlen oder erneut einreichen. Seine Rechnung zeigt Zahlung nicht bestätigt mit deinen Worten, die unter Grund hervorgehoben sind.

Ablehnen ist keine Anschuldigung. Die meisten Ablehnungen sind ehrliche Fehler: der falsche Screenshot oder eine Überweisung, die noch nicht gebucht wurde.

Bestätigung sendet keine E-Mail

Das Aufzeichnen der Zahlung sendet dem Kunden nichts über die Zahlung selbst. Seine Rechnung aktualisiert sich von selbst, wenn er sie ansieht, aber wenn er auf eine Nachricht wartet, sag ihm Bescheid. Du kannst ihm einen Beleg senden, was die natürliche Art ist, das zu tun.

Die Ausnahme ist eine Buchung, die auf diese Zahlung wartete: Sie zu bestätigen, bringt die Buchung voran, und die Bestätigungs-E-Mail der Buchung geht hinaus.

Immer nur eine gleichzeitig

Eine Rechnung hält einen Anspruch zur Überprüfung bereit. Während ein Kunde einen ausstehenden Anspruch hat, ist jede Zahlungsaktion auf seiner Seite verborgen. Das verhindert, dass ein verwirrter Kunde fünf Ansprüche einreicht oder zweimal bezahlt. Seine Seite zeigt stattdessen Bestätigung ausstehend.

Sobald du bestätigst oder ablehnst, können sie wieder handeln.

Überprüfe zuerst deine Bank

Offensichtlich, aber es lohnt sich zu sagen: ein Screenshot ist ein Anspruch, kein Geld. Banküberweisungen können widerrufen werden, und Screenshots können eine Zahlung zeigen, die später storniert wurde.

Bei kleinen Beträgen von etablierten Kunden reicht der Nachweis normalerweise aus. Für etwas Beträchtliches überprüfe, dass das Geld tatsächlich da ist.

Zeichne es nicht zweimal auf

Wenn ein Kunde einen Anspruch eingereicht hat, bestätige ihn hier, anstatt eine Zahlung separat auf der Rechnung aufzuzeichnen. Das Bestätigen zeichnet die Zahlung auf und schließt seinen Anspruch in einer Aktion. Das separate Aufzeichnen lässt seinen Anspruch hängen.

Wie lange Nachweise aufbewahrt werden

Nachweise aus einem Anspruch, der abgelehnt, zurückgezogen oder ersetzt wurde, werden nach 90 Tagen entfernt. Nachweise, die an eine bestätigte Zahlung angehängt sind, bleiben Teil deiner Finanzunterlagen.

Wenn ein Kunde die Schaltfläche nicht finden kann

Sie befindet sich auf dem Zahlungs-Panel für die Methode, die er gewählt hat. Wenn er sie nicht sieht, hat er möglicherweise stattdessen die Karteoption geöffnet, oder die Rechnung bietet möglicherweise überhaupt keine manuelle Methode an. Siehe Manuelle Zahlungsmethoden.