Quittungen

Eine Quittung dokumentiert, dass eine bestimmte Zahlung eingegangen ist. Eine Rechnung fordert Geld. Eine Quittung bestätigt, dass es angekommen ist.

Wann es eine gibt

Jede Zahlung erhält eine, sobald sie erfasst wird – ob sie per Karte kam oder du sie selbst eingegeben hast. Du musst nichts erstellen.

Nummerierung

Quittungen haben ihre eigene Nummerierung, separat von Rechnungen, mit eigenem Präfix und Abfolge. Das hält alles sauber, wenn eine Rechnung durch drei Zahlungen beglichen wurde: eine Rechnungsnummer, drei Quittungsnummern.

Das Zahlungspräfix und die Startnummer sind Teil deiner einmaligen Nummerierungseinrichtung und können nicht mehr geändert werden, sobald eine Rechnung existiert. Siehe Nummerierung und Bedingungen.

Was drauf steht

Sie ist überschrieben mit Zahlungsquittung und ihrer Nummer. Sie trägt deine Geschäftsdaten, dann Empfangen von, das ist der Name und die E-Mail des Kunden, dann Datum empfangen, Zahlungsmethode, Referenz, die Rechnung, die sie begleicht, und Eingegangener Betrag in Ziffern und in Worten.

Deine Geschäftsdaten kommen aus Einstellungen → Geschäft, daher ist es wichtiger, diese korrekt auszufüllen, als es den Anschein hat. Eine Quittung ohne Adresse oder Registrierungsnummer könnte von der Buchhaltung deines Kunden abgelehnt werden.

Versand und Download

Eine Quittung wird niemals automatisch per E-Mail versendet. Es gibt drei Möglichkeiten, wie sie jemanden erreicht.

Der Kunde lädt sie herunter. Seine Rechnung listet jede Zahlung mit einer Quittung-Schaltfläche daneben auf.

Du verschickst sie per E-Mail. Quittung versenden, aus dem Menü der Zahlung auf der Rechnung oder der Hauptschaltfläche auf der Seite der Zahlung selbst, öffnet einen Texteditor mit dem Kunden bereits ausgefüllt. Es gibt keinen öffentlichen Link für eine Quittung, daher wird die PDF-Datei immer angehängt.

Du lädst sie herunter. Quittung herunterladen im Menü der Zahlung speichert die PDF für deine eigenen Unterlagen. Auf der Seite der Zahlung selbst wird dieselbe Aktion als PDF herunterladen bezeichnet.

Für die meisten Sitzungen reicht der eigene Download des Kunden aus. Versende sie, wenn ein Kunde fragt, und bei kommerziellen Arbeiten versende sie, ohne dass gefragt wird, denn die Buchhaltung wird sie haben wollen.

Wo man sie findet

Auf der Rechnung, in Zahlungen eingegangen, wo das Menü jeder Zahlung die Optionen Quittung anzeigen, Quittung versenden und Quittung herunterladen bietet.

Oder auf der Seite Zahlungen, die jede Zahlung mit ihrer Quittungsnummer, der Rechnung, der Methode und dem Kontakt auflistet. Das Öffnen einer Zeile zeigt die Quittung als Dokument, mit Quittung versenden, PDF herunterladen, E-Mail-Verlauf, und den Rückerstattungs- und Löschungsaktionen, die immer noch verfügbar sind.

Eine korrigierte Zahlung erhält eine neue Quittung

Das Bearbeiten einer Zahlung stellt ihre Quittung unter einer neuen Nummer aus, damit die Quittung immer mit der Zahlung übereinstimmt, die sie beschreibt. Wenn du die alte Quittung bereits versendet hast, versende die neue.

Eine vollständig rückerstattete Zahlung bietet dem Kunden keine Quittung, und seine Quittung kann nicht mehr per E-Mail versendet werden.