Rechnungsstatus
Die Status
| Status | Was es bedeutet |
|---|---|
| Entwurf | Nicht versendet. Nur du kannst sie sehen und alles ändern. |
| Offen | Versendet, Geld wird noch erwartet |
| Teilweise bezahlt | Teilweise bezahlt, ein Restbetrag bleibt |
| Überfällig | Unbezahlt, nach dem Fälligkeitsdatum |
| Bezahlt | Vollständig bezahlt |
| Storniert | Ungültig gemacht |
| Abgeschrieben | Aufgegeben als uneinbringliche Forderung |
| Ausstehende Angebots-Rechnung | Von einem Angebot erstellt, das noch nicht akzeptiert wurde |
Drei davon sind Möglichkeiten, "Offen" zu beschreiben
Eine Rechnung ist wirklich eine von fünf Varianten: Entwurf, Offen, Bezahlt, Storniert oder Abgeschrieben. Teilweise bezahlt und Überfällig sind zwei Möglichkeiten, wie CoreHue eine offene Rechnung beschreibt, damit du sie in einer Liste erkennen kannst.
Überfällig hat Vorrang vor Teilweise bezahlt. Ein Restbetrag nach dem Fälligkeitsdatum wird als überfällig angezeigt, unabhängig davon, ob ein Teil bereits bezahlt wurde.
Das ist wichtig zu wissen, denn eine Rechnung ohne Fälligkeitsdatum kann niemals als überfällig angezeigt werden. Für sie wird auch keine Erinnerung versendet. Wenn du möchtest, dass Mahnungen versendet werden, stelle Fälligkeitsdaten ein.
Ausstehende Angebots-Rechnung ist die Rechnung eines Angebots, die auf den Kunden wartet. Solange dieser nicht akzeptiert, kann die Rechnung nicht bezahlt werden und sein Link zeigt ihm nichts. Nach Akzeptanz öffnet sie sich.
Storniert oder abgeschrieben
Beide schließen eine Rechnung, und dein Buchhalter wird den Unterschied verstehen.
Storniert bedeutet, dass sie gar nicht hätte existieren sollen. Falscher Kontakt, falscher Betrag, Duplikat oder der Job wurde abgebrochen, bevor er begann.
Rechnung stornieren befindet sich im Drei-Punkte-Menü einer offenen, teilweise bezahlten oder überfälligen Rechnung.
Eine Rechnung, gegen die bereits Zahlungen erfasst wurden, kann nicht einfach storniert werden. CoreHue stoppt mit Diese Rechnung kann noch nicht storniert werden und listet diese Zahlungen mit den passenden Optionen auf: Zahlung rückgängig machen oder Rückerstattung erfassen, Zahlung korrigieren, Fehlerhafte Zahlung entfernen oder Restbetrag abschreiben. Sobald nichts mehr zu verbuchen ist, wird die Stornierung durchgeführt.
Abschreiben, auch im Drei-Punkte-Menü, ist für eine Rechnung, die korrekt war und echte Schulden darstellte, wo du akzeptiert hast, dass sie nicht bezahlt wird. Alle bereits eingezogenen Zahlungen bleiben erfasst, der ausstehende Restbetrag verlässt deine erwarteten Einnahmen und Erinnerungen stoppen. Du kannst einen Grund hinzufügen, der für dich gespeichert wird und dem Kunden nicht angezeigt wird. Dies wird angeboten, während die Rechnung noch einen Restbetrag hat.
Nutze Abschreiben für den Kunden, der nach einer echten Arbeit stillschweigend verschwunden ist. Nutze Storno für die Rechnung, die du versehentlich erstellt hast.
Erneut öffnen
Rechnung erneut öffnen, in der Kopfzeile einer abgeschriebenen Rechnung, stellt den Restbetrag wieder her und startet die Verfolgung erneut.
Eine stornierte Rechnung wird nicht erneut geöffnet. Sie bleibt als Datensatz erhalten, und Duplizieren gibt dir eine neue Rechnung zum Versenden.
Was du bearbeiten kannst und was nicht
Bearbeitung geht um Zahlungen, nicht darum, ob du sie versendet hast.
Keine erfassten Zahlungen: alles ist bearbeitbar, Entwurf oder Offen. Eine versendete, unbezahlte, selbst überfällige Rechnung wird genau wie ein Entwurf bearbeitet.
Eine manuell erfasste Zahlung: die Rechnung wird gesperrt. Entferne alle manuell erfassten Zahlungen und sie wird entsperrt.
Eine Kartenzahlung über Stripe: die Rechnung wird dauerhaft gesperrt, weil das Geld wirklich bewegt wurde. Wenn du mehr berechnen musst, erstelle eine weitere Rechnung.
Bezahlt, Storniert oder Abgeschrieben: gesperrt. Erstelle eine weitere Rechnung, wenn sich die Finanzdaten ändern müssen.
Dies ist beabsichtigt. Eine Rechnung ist ein Finanzbeleg. Die Möglichkeit, eine Rechnung, die ein Kunde bezahlt hat, stillschweigend zu verändern, ist der Weg, wie Meinungsverschiedenheiten zu Streitigkeiten werden.
Löschen
Rechnung löschen, im Drei-Punkte-Menü, existiert nur bei einem Entwurf, der nie versendet wurde und nichts gegen ihn erfasst hat. Alles andere wird stattdessen storniert, damit der Datensatz erhalten bleibt.
Ein gelöschter Entwurf hinterlässt eine permanente Lücke in deiner Nummerierung. Das ist richtig. Wiederholte Nummern würden nicht richtig sein.
Versenden und erneutes Versenden
Das Versenden eines Entwurfs macht ihn offen. Sobald er versendet wurde, lautet die Hauptschaltfläche Rechnung erneut versenden, was das gleiche Dokument erneut versendet, anstatt eine neue zu erstellen. Das ist das, was du möchtest, wenn jemand die E-Mail verloren hat.
Du kannst auch eine Zahlung gegen einen Entwurf erfassen. CoreHue warnt dich zunächst mit Rechnung ist als Entwurf, weil das Erfassen einer Zahlung die Rechnung als versendet markiert.