Rechnungen erstellen

Eine neue starten

Öffne Zahlungen → Rechnungen und klicke auf Neue Rechnung. Auf einem breiten Bildschirm zeigt ein Hover über Rechnungen in der Seitenleiste ein Plus-Symbol, das den gleichen Bildschirm mit einem Klick öffnet.

Du kannst auch von einem Kontakt, einer Anfrage oder einer Buchung aus starten, und die Details werden übernommen. Wenn du von der damit verbundenen Sache aus startest, sparst du dir das erneute Tippen. Dadurch bleibt die Rechnung auch mit dem Job verbunden, was später wichtig ist, wenn du herausfindest, was eine Buchung wirklich verdient hat.

Duplizieren im Drei-Punkte-Menü einer vorhandenen Rechnung öffnet einen neuen Entwurf mit dem gleichen Kontakt, Positionen, Rabatt, Notizen, Bedingungen, akzeptierten Zahlungsmethoden und Spalteneinstellungen. Nichts wird erstellt, bis du speicherst.

Zwei Dinge, die CoreHue zuerst fragt

Vor deiner ersten Rechnung siehst du zwei kurze Dialoge, je einmal.

Lege deine Standardwährung fest. Sie ist basierend auf deinem Land vorausgewählt. Sie wird für Preise, Dokumente und Berichte verwendet und kann danach nicht mehr geändert werden. Siehe Währungen.

Richte die Nummerierung ein. Präfixe, Startnummern und wie viele Ziffern deine Nummern aufgepolstert werden. Dies ist auch gesperrt. Siehe Nummerierung und Bedingungen.

Wenn dein Geschäftsname fehlt, siehst du eine Erinnerung, dein Geschäftsprofil zu vervollständigen. Rechnungen enthalten deine Geschäftsdetails, fülle diese also aus, bevor du etwas versendest.

Für wen es ist

Wähle einen Kontakt. Eine Rechnung kann nicht ohne einen gespeichert werden.

Du kannst auch eine Anfrage oder eine Buchung anhängen. Wenn du eine Buchung wählst, werden die Positionen und der Rabatt übernommen, die noch nicht in Rechnung gestellt wurden, und die Rechnung wird auf die Währung der Buchung eingestellt.

Um die Rechnung per E-Mail zu verschicken, benötigt der Kontakt eine E-Mail-Adresse. Ohne diese kannst du die Rechnung immer noch erstellen und ihren Link teilen.

Währung

Auf Core verwendet eine Rechnung deine Standardwährung und die Seite zeigt einfach, welche es ist.

Auf Pro befindet sich ein Währungswahlprogramm in der oberen rechten Ecke des Formulars. Wähle die Währung aus, bevor du etwas hinzufügst. Sobald eine Position Inhalt hat, ist das Wahlprogramm gesperrt, da die Preise auf der Rechnung in dieser Währung sind. Hänge eine Buchung an und die Währung folgt stattdessen der Buchung, ohne Wahlprogramm.

Daten und Bedingungen

Rechnungsdatum ist das Datum, das auf der Rechnung steht.

Bedingungen berechnet das Fälligkeitsdatum für dich: Zahlbar bei Erhalt, Zahlbar in 15 Tagen, Zahlbar in 30 Tagen oder Zahlbar in 60 Tagen.

Fälligkeitsdatum ist, wann du bezahlt werden möchtest, und es bestimmt alles andere: ob die Rechnung als überfällig angezeigt wird, wann Erinnerungen versendet werden, und deine ausstehende Summe. Eine Rechnung ohne Fälligkeitsdatum kann sich selbst nicht erinnern.

Stelle deine Standard-Bedingungen einmal unter Zahlungen → Einstellungen → Allgemein ein, damit neue Rechnungen bereits mit einem berechneten Fälligkeitsdatum ankommen.

Zahlungsmethoden

Aktiviere die Methoden, die diese Rechnung akzeptiert. Die Liste enthält alles, das du eingerichtet hast. Deine Stripe-Verbindung wird als Online-Zahlung angezeigt, und jede manuelle Methode, die du geschrieben hast, wird unter ihrem Namen angezeigt.

Keine aktivieren und die Rechnung wird zu einem Dokument zum Lesen statt zu einer Rechnung zum Bezahlen. Der Kunde sieht alles und hat keine Möglichkeit zu zahlen. Tu das bewusst, nicht versehentlich.

Zahlungsmethoden verwalten unter der Liste öffnet die Einstellungsseite. Siehe Zahlungsmethoden.

Positionen

Jede Position ist ein gespeichertes Element, plus eine Beschreibung, Menge, Preis und Steuersatz für diese Rechnung. Der Stift neben der Beschreibung öffnet ein Beschreibung bearbeiten-Fenster, in dem der Text formatiert werden kann, und Anwenden setzt ihn zurück in die Position.

Öffne Element wählen… und wähle eines. Sein Name, die Beschreibung und der Preis werden ausgefüllt. Wenn das Element, das du möchtest, nicht existiert, erstellt Element hinzufügen am Ende dieser Liste es und fügt es direkt in die Position ein.

Eine Position kann auch nur eine Beschreibung enthalten, ohne dass ein Element gewählt ist. Das Element ist das, was der Position ihren Namen gibt.

Alles danach kannst du auf dieser Rechnung ändern. Das Bearbeiten einer Position ändert niemals das gespeicherte Element, und das spätere Ändern des Elements ändert niemals eine Rechnung, die du bereits erstellt hast.

Schreibe Elementnamen so, wie ein Kunde sie liest. „Hochzeitsberichterstattung, 8 Stunden" ist besser als „WED-8". Sie könnten dies an jemanden weitergeben, der nicht dabei war.

Die Beschreibung ist freier Text über mehrere Zeilen, daher kann ein Paket auflisten, was es enthält.

Neue Zeile hinzufügen fügt eine Position hinzu. Das Zahnradsymbol daneben öffnet die Spalteneinstellungen nur für diese Rechnung: benenne die vier Spalten um, verberge die, die du nicht verwendest, und wähle, welche Geschäfts- und Kontaktdetails das Dokument anzeigt. Deine Standards dafür befinden sich unter Wie Rechnungen aussehen.

Steuern und Rabatt

Wende einen Steuersatz pro Position an, damit eine Rechnung Arbeit mit und ohne Steuern mischen kann.

+ Rabatt hinzufügen, unter den Summen, fügt einen Rabatt für die ganze Rechnung ein, entweder ein Prozentsatz oder ein fester Betrag. Eine Rechnung hat einen Rabatt, daher verschwindet der Link, sobald du einen hinzugefügt hast. Siehe Steuern und Rabatte.

Zahlungsplan

Zahlungstyp bietet Volle Zahlung oder Zahlungsplan. Ein Plan teilt die Summe in bis zu zwölf datierte Zahlungen auf, damit ein Kunde jetzt eine Anzahlung und später den Restbetrag zahlt. Siehe Zahlungspläne.

Notizen, Bedingungen und Fußzeile

Drei Textblöcke am unteren Rand des Formulars, jeder mit einem Standard, den du einmal einstellen kannst.

• Notizen: ein Dankeschön oder etwas Spezifisches für diesen Job. Es akzeptiert Formatierung
• Bedingungen: deine Zahlungsbedingungen, Stornierungsrichtlinie, alles, das du dokumentieren musst. Es akzeptiert auch Formatierung
• Fußzeile (optional): Kontaktdetails, Registrierungsnummern, als Klartext

Siehe Rechnungsstandardeinstellungen.

Vorschau

Vorschau oben im Formular zeigt das Dokument genau so, wie der Kunde es sehen wird, und Bearbeiten bringt dich zurück. Es ist der schnellste Weg, um den falschen Kontakt, eine fehlende Position oder eine verlorene Notiz zu fangen.

Speichern

Die Leiste am unteren Rand des Editors bietet Speichern & Versenden oder Entwurf speichern, mit Abbrechen auf der rechten Seite.

In beiden Fällen prüft CoreHue zuerst drei Dinge und listet auf, welche fehlen:

• Hänge einen Kunden an: die Rechnung benötigt einen Kontakt
• Füge mindestens eine Rechnungsposition hinzu
• Entferne die negative Summe: die Summe muss null oder höher sein

CoreHue gibt der Rechnung in dem Moment, in dem du sie erstellst, ihre Nummer, mit deinem Präfix und Format. Diese Nummer wird nie etwas anderem gegeben. Das Löschen eines Entwurfs hinterlässt also eine bleibende Lücke in der Reihenfolge. Das ist zu erwarten.

Zuerst als Entwurf

Eine neue Rechnung ist ein Entwurf. Nur du kannst sie sehen, und du kannst alles ändern.

Versenden macht sie Offen. Du kannst eine offene Rechnung weiterhin frei bearbeiten, solange keine Zahlung dagegen aufgezeichnet wurde. In dem Moment, in dem eine aufgezeichnet wurde, ist die Rechnung gesperrt. Es ist ein Finanzbeleg, und ruhig das Umschreiben einer Rechnung, die jemand bezahlt hat, ist, wie Meinungsverschiedenheiten zu Streitigkeiten werden. Siehe Rechnungsstatus.