Der gleiche Kunde zweimal
Es passiert. Jemand fragt mit einer privaten E-Mail an, bucht dann aber mit einer geschäftlichen, und du hast zwei Datensätze mit jeweils der halben Historie.
Du kannst sie nicht zusammenführen
CoreHue hat keine Merge-Funktion. Zwei Kontakte können nicht zu einem kombiniert werden, und ihre Historien können nicht zwischen ihnen verschoben werden. Es gibt auch kein Löschen. Archivieren ist das, was dir bleibt.
Es ist wichtig, das gleich zu wissen, damit du nicht nach einer Schaltfläche suchst, die es nicht gibt.
Was du stattdessen tun kannst
- Entscheide dich, welchen Datensatz du behalten möchtest. Normalerweise denjenigen mit den angehängten Buchungen, Rechnungen und signierten Verträgen. Die Historie ist das Schwierigste, das man verliert. Kontaktdaten lassen sich leicht neu eingeben.
- Kopiere alles Nützliche hinüber. Eine Telefonnummer, ein Unternehmen, eine Notiz, die es wert ist, behalten zu werden.
- Aktualisiere die E-Mail-Adresse, wenn nötig. Wenn der verbleibende Datensatz die Adresse hat, die sie nicht mehr nutzen, ändere sie, damit zukünftige Dokumente sie erreichen.
- Archiviere den anderen Datensatz. Archive contact (Kontakt archivieren) findest du im Drei-Punkte-Menü in ihrem Datensatz. Du wirst nach einem Grund gefragt. Es ist bereits mit No longer active (Nicht mehr aktiv) ausgefüllt, sodass das Akzeptieren nur einen Moment dauert. Der Datensatz behält seine Historie, bleibt in deinem Konto und verschwindet aus deiner aktiven Liste. Siehe Kontakte archivieren.
Ein archivierter Kontakt kann nicht bearbeitet und nicht kontaktiert werden. Du kannst aber immer noch Notizen hinzufügen. Das ist ein guter Ort, um „Duplikat des anderen Datensatzes" zu schreiben, damit dein zukünftiges Ich das versteht.
Was du verlierst
Was an dem archivierten Datensatz angehängt war, bleibt dort, statt sich zu bewegen. Wenn sich auf beiden echte Arbeit befindet, ist deine Historie an zwei Orten verteilt.
Das ist die ehrliche Antwort. Deshalb ist es besser, Duplikate zu vermeiden, als sie zu beheben.
Duplikate vermeiden
Nimm die Duplikat-Warnung ernst. Während du eine E-Mail-Adresse in Add contact eingibst, prüft CoreHue sie gegen deine vorhandenen Kontakte. Ein Panel Possible matches erscheint dann mit der Nachricht „You may already have this contact" (Du hast diesen Kontakt möglicherweise bereits), zusammen mit einer Schaltfläche Use contact. Nutze sie. Das ist die einzige Warnung, die du erhältst, und es ist leicht, sie zu übersehen.
Wisse, was die Prüfung abdeckt und was nicht. Sie gleicht nur die E-Mail-Adresse ab und nur gegen aktive Kontakte. Zwei Datensätze für „Sarah Clarke" mit unterschiedlichen Adressen werden nie erkannt, denn soweit CoreHue weiß, könnten es zwei verschiedene Personen sein. Ein archivierter Kontakt unter der gleichen Adresse wird auch nicht erkannt.
Achte auf die Benachrichtigung über gemeinsame E-Mail-Adressen. Wenn zwei Kontakte tatsächlich unter der gleichen Adresse landen, zeigt die Kontaktliste Also used by another contact (Wird auch von einem anderen Kontakt verwendet) unter jedem von ihnen. Das ist dein Zeichen zum Aufräumen.
Starte vom Kontakt aus. Eine Buchung, Rechnung oder ein Angebot aus dem eigenen Datensatz eines Kontakts zu erstellen bedeutet, dass du nie versehentlich einen zweiten erstellst.
Verwende eine Adresse pro Person. Wenn ein Kunde von einer neuen Adresse aus schreibt, aktualisiere seinen Kontakt, anstatt einen zweiten entstehen zu lassen.
Suche, bevor du von Hand hinzufügst. Die meisten Duplikate entstehen, weil jemand einen Namen eingibt, der bereits existiert.
Wenn es oft passiert
Normalerweise ist das ein Zeichen dafür, dass Dokumente von Grund auf neu erstellt werden, anstatt aus Kontakten. Das Arbeiten aus dem Kontakt-Datensatz ist ohnehin schneller, weil sich die Details von selbst ausfüllen.