Wie du als Fotograf schneller bezahlt wirst

Zahlungen nachzujagen ist der lästigste Teil eines Fotografie-Unternehmens. Rechnungen bleiben unbezahlt, Anzahlungen werden vergessen, und am Ende schreibst du unbequeme Erinnerungsmails Wochen nach dem Shooting. Dieser Leitfaden zeigt dir, wie du korrekt rechnest, Termine mit Anzahlungen sicherst und Zahlungen einrichtest, damit das Geld ankommt, ohne dass du jemanden daran erinnern musst.

Jedes Mal eine richtige Rechnung schreiben

Eine klare, angepasste Rechnung wird schneller bezahlt als eine Nummer in einer Mail. Sie schützt dich auch, falls es später Fragen zu den vereinbarten Leistungen gibt.

Eine gute Fotografierechnung enthält:

• Deinen Geschäftsnamen und dein Logo, damit sie professionell aussieht.
• Eine detaillierte Aufschlüsselung der Leistungen, Extras und eventueller Steuern oder Rabatte.
• Den Gesamtbetrag und das Fälligkeitsdatum, klar angegeben.
• Die Zahlungsart, mit möglichst wenig Hürden.
• Eine Rechnungsnummer, damit du sie später nachverfolgen kannst.

Das Versenden derselben professionellen Rechnung jedes Mal macht deine Buchführung zur Steuererklärung auch deutlich weniger aufwendig.

Zeilennamen stammen aus deinem Items-Katalog und werden nicht jedes Mal neu eingegeben. Das sorgt dafür, dass sie auf jeder Rechnung gleich sind.

Mit einer Anzahlung den Termin sichern

Halte niemals einen Termin nur auf Basis eines Versprechens frei. Eine Anzahlung erfüllt zwei Funktionen: Sie bindet den Kunden und schützt deine Zeit, falls er absagt.

• Berechne sie im Voraus, bevor der Termin in deinem Kalender bestätigt ist.
• Eine häufige Aufteilung ist eine Anzahlung zur Buchung, dann der Restbetrag vor oder am Tag des Shootings.
• Mache sie nicht rückzahlbar in deinem Vertrag, damit eine späte Absage dich nicht mit einem leeren Samstag sitzen lässt, den du hätte buchen können.

In einem Buchungssystem kannst du Zahlung einziehen aktivieren und die Zahlung wird dann während des Buchungsvorgangs eingezogen, statt danach eingefordert zu werden.

Einen Gesamtbetrag in Raten aufteilen

Eine Rechnung muss nicht in einer Zahlung erfolgen. Stelle Zahlungsart auf Zahlungsplan und du erhältst bis zu zwölf Zeilen. Jede Zeile hat ihre eigene Beschriftung, einen Betrag und ein Fälligkeitsdatum: eine Anzahlung jetzt, eine zweite Zahlung vor dem Shooting, der Restbetrag bei Lieferung.

Dein Kunde sieht einen Zahlungsplan auf der Rechnung und einen Zahlungsbutton, der den nächst fälligen Betrag anfordert. Gesamtbetrag bezahlen ist vorhanden, falls er lieber alles auf einmal begleichen möchte. Ein Angebot hat denselben Editor hinter seinem eigenen Zahlung einziehen-Schalter.

Siehe Zahlungspläne.

Online-Kartenzahlungen und manuelle Methoden

Je einfacher du die Zahlung machst, desto schneller wirst du bezahlt. Die meisten Fotografen bieten beides an.

Online-Kartenzahlung ist am schnellsten. Der Kunde klickt, zahlt, und die Rechnung erfasst sich selbst innerhalb von Sekunden. Kartenzahlungen laufen über Stripe, das du einmalig unter Zahlungen → Einstellungen → Zahlungsmethoden verbindest. Siehe Online bezahlt werden.

Manuelle Methoden sind alles, was du außerhalb von CoreHue handhabst: eine Banküberweisung, Bargeld, ein Scheck. Du schreibst den Namen der Methode und ihre Anweisungen auf. Dein Kunde folgt ihnen und klickt dann auf Ich habe diese Zahlung geleistet. Zahlungsnachweis erforderlich ist standardmäßig aktiviert, sodass du einen Screenshot erhältst. Siehe Manuelle Zahlungsmethoden.

Du kannst auch eine Rechnung ohne Zahlungsmethoden versenden. Sie wird normal angezeigt und bietet keinen Zahlungsbutton, was richtig für einen Kunden ist, der auf seine eigene Weise zahlt.

Zahlungen, die Kunden melden, bestätigen

Eine manuelle Zahlung wird nicht erfasst, bis du sie bestätigst. Solange denkt der Kunde, er hat bezahlt, und die Rechnung sagt das Gegenteil. Das ist der Grund für die meisten „Wo ist meine Zahlung?"-Nachrichten.

CoreHue zeigt dir auf der Startseite unter Benötigt Aufmerksamkeit: N Zahlungen zur Überprüfung ausstehend, mit dem wartenden Gesamtbetrag. Diese Zeile führt dich zu ihnen.

Öffne den Anspruch, prüfe, ob das Geld wirklich angekommen ist, dann Zahlung erfassen. Empfangener Betrag beginnt damit, was der Kunde sagte, dass er gezahlt hat. Wenn du etwas anderes erfasst, fragt CoreHue dich, warum, damit der Datensatz sich später erklärt.

Zwei Dinge, die es wert sind zu wissen. Bestätigen sendet keine Mail an den Kunden, also sag ihm selbst Bescheid, wenn er auf Nachricht wartet. Ablehnen sendet ihm eine Mail, mit dem Grund, falls du einen angibst. Eine Rechnung enthält auch jeweils nur einen Anspruch, also während einer wartet, kann der Kunde keine andere Zahlung starten.

Siehe Zahlungsnachweis überprüfen.

Höre auf zu jagen mit automatischen Erinnerungen

Die meisten verspäteten Zahlungen sind keine Verweigerungen. Sie sind Vergesslichkeit. Ein Kunde hat vor zu zahlen, wird beschäftigt und die Rechnung gerät ihm aus dem Sinn.

Unter Einstellungen → Erinnerungen bieten Rechnungserinnerungen fünf Punkte: 7 Tage vor dem Fälligkeitsdatum, am Fälligkeitsdatum und 3, 7 oder 14 Tage danach. Alles außer 14 Tagen danach ist standardmäßig aktiviert.

Jede Rechnung hat auch ihre eigenen Pausieren-, Fortsetzen- und Erinnerung senden-Steuerelemente, sodass du einen Kunden nicht mehr erinnern kannst, ohne die Regel für alle zu ändern. Siehe Erinnerungen.

Mache die Zahlen leicht zu prüfen

Zahlungen zeigt Gesamtbetrag erhalten, Dieser Monat und Ausstehend. Die ersten beiden haben bereits Rückerstattungen abgezogen. Ausstehend ist der Restbetrag auf jeder Rechnung, die nicht bezahlt oder storniert ist. Berichte → Finanzen zeigt jeden Eintrag einschließlich Kartenbühren, die auf ihren eigenen Zeilen stehen, statt von einer Zahlung abgezogen zu werden. Siehe Die Zahlungsliste und Berichte → Finanzen.

Nächster Schritt

Der schnellste Gewinn ist es, Kunden zu erlauben, per Karte zu zahlen, sodass das Geld ankommt, sobald sie bereit sind. Beginne mit Online bezahlt werden oder siehe die Zahlungsübersicht für alles, was du tun kannst.

Brauchst du Hilfe beim Einrichten von Zahlungen? Schreib uns eine Mail an hello@corehue.co.