Automatisch ausgefüllte Details und Lücken

Wenn du einen Vertrag in CoreHue schreibst, sollen sich einzelne Teile davon von Kunde zu Kunde ändern. Der Name, das Aufnahmendatum, die Gesamtsumme. Es gibt zwei völlig unterschiedliche Wege, das zu tun. Sie sitzen im Editor nebeneinander, und den falschen zu wählen ist der häufigste Fehler, den Menschen bei Verträgen machen.

Hier ist das Ganze in einem Satz:

Variablen werden von CoreHue ausgefüllt, aus Informationen, die es bereits hat. Kundenfelder sind Lücken, die dein Kunde beim Signieren ausfüllt.

Der schnelle Test

Frag dich selbst: Kenne ich diese Antwort bereits?

Ja, sie ist irgendwo in CoreHue gespeichert. Der Name des Kunden, deine Geschäftsadresse, das Buchungsdatum, die Rechnungssumme. Nutze eine Variable, und CoreHue füllt sie für dich aus.

Nein, nur der Kunde kann mir das sagen. Eine Notfallkontaktperson, der Name ihres Veranstaltungskoordinators, wie sie gerne erwähnt werden möchte. Nutze ein Kundenfeld. Sie füllen es beim Signieren aus.

Variablen: CoreHue füllt diese aus

Du fügst eine Variable aus der Symbolleiste des Vertragseditors ein. Es gibt 28 Stück, gruppiert nach der Informationsquelle, und sie werden im Editor als farbige Pillen angezeigt:

Gruppe	Beispiele
Kunde	Kundenname, Kunden-E-Mail, Kundentelefon, Kundenadresse
Unternehmen	Unternehmensname, Unternehmens-E-Mail, Unternehmenstelefon, Unternehmensadresse, Registrierungsnummer
Vertrag	Vertragsnummer, Vertragsdatum, Ablaufdatum
Buchung	Buchungsdatum, Buchungsendatum, Servicename, Veranstaltungsort, Buchungsdauer, Startzeit, Endzeit, Paket, Add-ons
Rechnung	Rechnungsnummer, Rechnungssumme, Währung, Kaution, Restbetrag
Daten	Heutiges Datum, Aktuelles Jahr

Schreib den Vertrag einmal mit Kundenname und Buchungsdatum darin. Von dann an trägt jeder Vertrag, den du versendest, die richtigen Details, ohne dass du etwas neu eingeben musst.

Eine Variable, die nicht ausgefüllt werden kann, stoppt den Versand

Eine Variable funktioniert nur, wenn die Information wirklich existiert. Wenn ein Vertrag nicht mit einer Buchung verknüpft ist, haben die Buchungsvariablen nichts zum Zeichnen. Wenn du deine Geschäftsadresse noch nie eingefüllt hast, hat diese Variable auch nichts zum Zeichnen.

CoreHue lässt keinen halb ausgefüllten Vertrag hinaus. Der Versand wird blockiert, und ein Vertrag kann nicht gesendet werden-Feld listet jede Variable, ihre Gruppe und den Grund auf, warum sie nicht ausgefüllt werden kann: Keine Buchung verknüpft, Unternehmenstelefon nicht im Profil eingestellt, Kein Ablaufdatum festgelegt. Verknüpfe den benötigten Datensatz oder entferne die Variable, und der Versand geht durch.

Die eine Ausnahme ist ein Vertrag in einem Angebot. Die Rechnung existiert erst, wenn der Kunde akzeptiert, daher kann jede Rechnungsvariable warten. Das gilt nur, solange das Angebot die Zahlung eingeschaltet hat. Wenn nicht, wird es nie eine Rechnung geben, und das Angebot wird nicht gesendet, bis du die Zahlung aktivierst oder diese Variablen entfernst.

Roter kursiver Text in einem fertigen Dokument ist die andere Seite derselben Idee. So sieht eine Variable mit nichts zum Ausfüllen aus, wenn eine jemals bei einem Leser ankommt. Du siehst sie, anstelle eines leeren Platzes.

Kundenfelder: dein Kunde füllt diese aus

Ein Kundenfeld ist eine leere Zeile im Vertragstext. Dein Kunde sieht sie beim Lesen und Signieren und tippt hinein.

Es gibt zwei Arten:

• Text, für alles Geschriebene: ein Name, eine Notiz, eine Adresse
• Datum, mit einem Datumsauswähler, damit das Format immer richtig ist

Ein Vertrag kann bis zu 50 davon enthalten, und jedes kann erforderlich oder optional sein. Ein Feld ist erforderlich, es sei denn, du sagst etwas anderes.

Gib jedem Feld eine klare Bezeichnung. Dein Kunde liest ein Rechtsdokument, möglicherweise auf seinem Telefon, möglicherweise in Eile. "Name deines Tageskoordinators" ist eine viel bessere Bezeichnung als "Koordinator".

Nachdem sie signiert haben, wird alles, was sie eingegeben haben, in dem fertigen Vertrag gespeichert. Du siehst es ausgefüllt, wenn du die signierte Kopie öffnest oder herunterlädst.

Nebeneinander

	Variable	Kundenfeld
Wer füllt es aus	CoreHue	Dein Kunde
Wann	Im Moment, in dem du den Vertrag sendest	Während sie signieren
Woher die Antwort kommt	Dein Konto, der Kontakt, die Buchung, die Rechnung	Ihrem Kopf
Kannst du es danach ändern	Ändere die Quellinformation und gib sie neu aus	Nein. Es ist Teil des signierten Datensatzes
Wenn es nicht ausgefüllt werden kann	Der Versand wird blockiert und CoreHue nennt den Grund	Der Kunde sieht eine leere Lücke zum Ausfüllen

Ein ausgearbeitetes Beispiel

Ein Vertrag für eine Porträtsitzung könnte beide nutzen:

Dieses Abkommen besteht zwischen Unternehmensname (Variable) und Kundenname (Variable), für eine Sitzung am Buchungsdatum (Variable) in Veranstaltungsort (Variable).

Die Gesamtgebühr beträgt Rechnungssumme (Variable), mit Kaution (Variable) zahlbar bei Unterzeichnung.

Notfallkontakt am Tag: ________________ (Kundenfeld)

Bitte liste alle auf, die nicht fotografiert werden dürfen: ________________ (Kundenfeld)

Alles, was CoreHue weiß, füllt es aus. Alles, was nur der Kunde weiß, füllt er aus.

Fragebogen-Antworten fließen nicht in Verträge

Es wäre vernünftig zu erwarten, dass das Fragen nach dem Veranstaltungsort in einem Fragebogen dazu führt, dass er im Vertrag erscheint. So funktioniert es nicht. Fragebogen-Antworten bleiben im Fragebogen.

Wenn du etwas in einem Vertrag brauchst, füge entweder ein Kundenfeld hinzu, damit der Kunde es beim Signieren ausfüllt, oder lies die Fragebogenantwort und tippe sie ein, bevor du sendest.

Wo geht es weiter

• Variablen und Lücken: die vollständige Liste, woher jede Lücke gelesen wird, und die zusätzlichen Regeln für einen Vertrag, der mit einem Buchungs-Service verknüpft ist
• Namen automatisch ausfüllen: der separate, viel einfachere Weg, wie Namen in E-Mails ausgefüllt werden