Dokumenterinnerungen
Dokumenterinnerungen senden E-Mails an Ihre Kunden, um sie an versendete Dokumente und bevorstehende Fristen zu erinnern – so müssen Sie sie nicht selbst verfolgen.
Sie finden sie unter Dokumente → Erinnerungen.
Wie Erinnerungen organisiert sind
Es gibt drei Abschnitte, einen für jede Art von Dokument:
- Angebote
- Verträge
- Fragebögen
Jeder Abschnitt hat seinen eigenen Schalter, und alle drei sind standardmäßig aus. Schalten Sie die ein, die Sie möchten, und lassen Sie die übrigen in Ruhe.
Wenn ein Abschnitt aktiviert ist, bestimmen Sie mit zwei Gruppen von Kontrollkästchen, wann die Erinnerungen versendet werden:
- Nach dem Versand: eine Erinnerung 3, 7, 14, 21 oder 30 Tage nach dem Versand des Dokuments.
- Vor der Frist: eine Mitteilung 7, 3 oder 1 Tag vor der Frist des Dokuments.
Wählen Sie so viele oder so wenige davon wie gewünscht. Die Kontrollkästchen bleiben grau, bis der Schalter dieses Abschnitts aktiviert ist.
Erinnerungen Vor der Frist gelten nur, wenn ein Dokument tatsächlich eine Frist, ein Verfalls- oder Schließungsdatum hat. Wenn ein Dokument keine Frist hat, werden diese Erinnerungen dafür übersprungen.
Diese Einstellungen gelten kontoweit
Die Schalter und Zeiteinstellungen, die Sie hier festlegen, gelten für alle entsprechenden Dokumente auf Ihrem Konto. Aktivieren Sie beispielsweise Vertragsernnerungen, und diese gelten für alle Verträge, die Sie versenden.
Erinnerungen für ein einzelnes Dokument pausieren
Manchmal möchten Sie einen bestimmten Kunden nicht daran erinnern, vielleicht sprechen Sie bereits direkt mit ihm.
Bei einem einzelnen Dokument können Sie seine Erinnerungen separat pausieren und später fortsetzen, wenn Sie bereit sind. Die kontoweiten Einstellungen laufen weiterhin für alles andere.
Ein paar gute Standardeinstellungen
- Verträge: eine Erinnerung 3 und 7 Tage nach dem Versand funktioniert gut, um Signaturen zurückzubekommen.
- Angebote: fügen Sie eine Erinnerung vor der Frist hinzu, wenn Sie Verfallsdaten setzen, damit Kunden handeln, bevor das Angebot verfällt.
- Fragebögen: spätere Erinnerungen (14 oder 21 Tage) eignen sich für Formulare, die Kunden gerne aufschieben.