Variablen und Lücken
Zwei Möglichkeiten, etwas aus einem Contract auszulassen, bis es benötigt wird – und sie funktionieren in entgegengesetzte Richtungen.
Variablen werden von CoreHue aus Informationen ausgefüllt, die bereits vorhanden sind. Client-Felder sind Lücken, die dein Client beim Signieren ausfüllt.
Der vollständige Vergleich ist unter Automatisch ausgefüllte Details und Lücken zu finden. Diese Seite dient als Nachschlagewerk.
Die Variablen
Füge sie über Insert Variable in der Symbolleiste ein. Es gibt 28, gruppiert nach der Informationsquelle.
Client Client Name · Client E-Mail · Client Telefon · Client Adresse
Business Business Name · Business E-Mail · Business Telefon · Business Adresse · Registrierungsnummer
Contract Contract Nummer · Contract Datum · Ablaufdatum
Booking Booking Datum · Booking Enddatum · Service Name · Veranstaltungsort · Booking Dauer · Startzeit · Endzeit · Paket · Add-ons
Invoice Invoice Nummer · Invoice Summe · Währung · Anzahlung · Restbetrag
Dates Heute · Aktuelles Jahr
Woher sie ihre Werte bekommen
| Gruppe | Quelle |
|---|---|
| Client | Der Kontaktdatensatz |
| Business | Settings → Business |
| Contract | Der Contract selbst |
| Booking | Das verknüpfte Booking |
| Invoice | Die verknüpfte Invoice |
| Dates | Das Datum, an dem der Contract vorbereitet wird |
Jede Variable muss ausgefüllt sein, bevor du ihn sendest
Ein Contract kann nicht mit einer Lücke rausgehen. Wenn etwas nicht ausgefüllt werden kann, wird der Versand gestoppt und CoreHue listet jedes einzelne mit dem Grund auf: Kein Booking verknüpft, Business Telefon nicht in Profil festgelegt, Kein Ablaufdatum festgelegt.
Die üblichen Ursachen:
Eine Booking-Variable in einem Contract ohne Booking. Booking Datum in einem eigenständigen Contract hat nichts zu lesen. Verknüpfe ein Booking in der Detailkarte, oder entferne die Variable.
Eine Invoice-Variable ohne verknüpfte Invoice. Verknüpfe eine, oder entferne sie.
Ein Business-Detail, das du nicht ausgefüllt hast. Registrierungsnummer ist leer, bis du eine unter Settings → Business eingibst.
In einem Proposal Contract sind die Invoice-Variablen die Ausnahme. Es existiert noch keine Invoice, daher dürfen sie warten, aber nur wenn der Proposal Zahlungen erfasst. Ohne Zahlungen wird es niemals eine Invoice geben, daher teilt dir CoreHue mit, dass du die Zahlungen einschalten oder die Variablen entfernen musst.
Falls eine in ein Dokument gerät, das bereits raus ist, wird sie in rotem Kursivtext angezeigt, sodass sie sichtbar ist, anstatt still leer zu bleiben.
Contracts, die an Booking-Services angehängt sind
Diese sind strenger, weil der Contract in dem Moment signiert wird, in dem ein Client bucht, und niemand da ist, um auf ein Problem hinzuweisen.
Ein Service Contract wird nur verfügbar, wenn jede Variable in ihm für jedes Booking ausgefüllt werden kann und du eine gespeicherte Signatur hast. Die Service-Seite listet auf, was noch aussteht, unter Finish these first.
Vier Variablen können überhaupt nicht in einem Service Contract verwendet werden, weil bei der Buchung nichts sie ausfüllen kann: Ablaufdatum, Booking Enddatum, Paket und Invoice Nummer. CoreHue benennt sie und bittet dich, sie zu entfernen oder zu ersetzen.
Etwas Wissenswertes: Wenn dein Contract Client Telefon verwendet, wird CoreHue ihn nicht anhängen, bis das Booking-Formular eine Telefonnummer erfasst und sie als erforderlich markiert. Es teilt dir mit, welche Schalter du einschalten musst, und überlässt es dir, sie einzuschalten.
Die Lücken
Ein Client-Feld ist eine Lücke, die dein Client beim Signieren ausfüllt. Zwei Typen:
- Text, für alles Geschriebene
- Datum, mit einem Datumswähler
Das ist der vollständige Satz. Es gibt kein Initialienfeld und kein Signaturfeld über die Signatur selbst hinaus.
Füge eines über Client Field in der Symbolleiste hinzu. Jedes hat einen Label, einen Type und einen Required-Schalter. Sie sind unter dem Contract-Body als Client fields mit einer Anzahl aufgelistet, sodass du auf einen Blick sehen kannst, was du von ihnen verlangst.
Beschrifte sie deutlich. Dein Client liest ein Rechtsdokument, wahrscheinlich auf einem Telefon. "Name deines Koordinators am Veranstaltungstag" ist besser als "Koordinator".
Bis zu 50 Felder pro Contract, was viel mehr ist, als jeder vernünftige Contract braucht.
Nach dem Signieren
Was der Client eingetippt hat, wird im fertigen Dokument gesperrt, unterstrichen, wo es im Text sitzt. Du siehst es ausgefüllt, wenn du die signierte Kopie ansiehst oder herunterlädst.