Dokumente nachverfolgen

Angebote, Verträge und Fragebögen leiden alle unter demselben Problem: Du sendest sie, der Kunde hat vor, sich damit zu befassen, und dann passiert nichts.

CoreHue verfolgt das für Dich nach.

Wo es eingestellt wird

Einstellungen → Erinnerungen, unter Dokumentenerinnerungen, neben Deinen Buchungs- und Rechnungserinnerungen.

Angebote, Verträge und Fragebögen haben jeweils einen eigenen Schalter und einen eigenen Plan, sodass Du Verträge intensiver nachverfolgen kannst als Fragebögen.

Wann Erinnerungen versendet werden

Zwei Spalten pro Dokumenttyp.

Nach dem Versand. 3, 7, 14, 21 oder 30 Tage nach dem Versand des Dokuments. Aktiviere so viele, wie Du möchtest.

Vor Ablauf bei Angeboten und Verträgen oder Vor dem Ablaufdatum bei Fragebögen. 7, 3 oder 1 Tag vorher.

Die zweite Spalte funktioniert nur, wenn das Dokument ein Datum hat. Die Seite vermerkt dies unter jeder Option. Wenn Du kein Ablaufdatum festlegst, werden nur die Erinnerungen nach dem Versand ausgelöst.

Wenn Du einen Bereich aktivierst, ohne etwas auszuwählen, wird ein vernünftiger Startsatz ausgewählt: 3 Tage nach dem Versand, 7 Tage nach dem Versand und 1 Tag vor dem Ablaufdatum.

Wann die Nachverfolgung beginnt

Nur nachdem das Dokument tatsächlich versendet wurde. Ein Entwurf wird nie nachverfolgt, und auch kein Angebot oder Vertrag, das noch nicht versendet wurde.

Jede Erinnerung, deren Zeitpunkt bereits vorüber ist, wird übersprungen, anstatt verspätet versendet zu werden.

Sie stoppen von selbst

Sobald der Kunde aktiv wird, stoppt die Nachverfolgung. Niemand, der bereits unterschrieben hat, wird erneut zum Unterschreiben aufgefordert.

Sie stoppen auch, wenn das Dokument storniert, abgelehnt, ungültig gemacht oder abgelaufen ist, wenn der Kontakt keine E-Mail-Adresse hat, und wenn Du die Erinnerungen für diesen Dokumenttyp ausschaltest.

Ein Dokument pausieren

Jedes versendete Dokument zeigt ein kleines Erinnerungen-Control in seinem Header. Öffne es und Du kannst die Nachverfolgung für dieses eine Dokument pausieren und später fortsetzen. Deine Einstellungen für alles andere ändern sich nicht.

Das Pausieren fordert Dich auf zu bestätigen und zeigt Dir, dass Deine Erinnerungseinstellungen für alles andere gleich bleiben. Das Fortsetzen erfolgt sofort.

Pausiere, wenn Du das Gespräch auf andere Weise geführt hast. Wenn ein Kunde Dir gesagt hat, dass er am Montag unterschreiben wird, möchtest Du keine automatische Erinnerung am Sonntag.

Das Control zeigt Dir auch, wie es um die Dinge steht. Es sagt Dir, wann die nächste Erinnerung versendet wird und an wen. Es zeigt auch an, wenn automatische Erinnerungen für diesen Typ ausgeschaltet sind, wenn keine Kontakt-E-Mail auf Datei vorhanden ist, wenn alle Erinnerungszeiten bereits vorüber sind, oder wenn die letzte nicht versendet werden konnte. Ein Zahnrad im selben Panel führt zu den Erinnerungseinstellungen.

Eine selbst versenden

Erinnerung versenden, im selben Control, öffnet einen Composer mit einem bereits verfassten Betreff und einer Nachricht. Alles kann vor dem Versand bearbeitet werden, und Vorlage verwenden lädt eine gespeicherte E-Mail-Vorlage.

Ein längst überfälliger Vertrag bei einem großen Job wird normalerweise besser mit einer echten Nachricht als mit einer geplanten bearbeitet.

Zwei Dinge, die es zu wissen gibt:

• Eine manuelle Erinnerung silenziert die automatischen für 48 Stunden, sodass Du nicht versehentlich zwei an einem Tag sendest
• Wenn Du eine in der letzten Stunde versendet hast, fragt CoreHue Erinnerung erneut versenden? und teilt Dir mit, wer die letzte bekommen hat und wann

Erinnerung versenden wird nur angezeigt, wenn das Dokument tatsächlich eine bekommen kann. Es ist bei allem unterschriebenen, beantworteten, stornierten oder abgelaufenen ausgeblendet und bei allem ohne E-Mail-Adresse zum Versenden.

Warum die Automatisierung überhaupt lohnt sich

Es passiert. Manuelle Nachverfolgung ist das Erste, das in einer arbeitsreichen Woche unter den Tisch fällt, und es ist die Woche, in der Du die Anzahlung am meisten brauchst.

Es ist weniger unangenehm. Eine geplante Erinnerung wirkt auf beiden Seiten nicht persönlich.

Es ist schneller. Die meisten unbewilligten Dokumente sind keine Einwände, sondern Vergesslichkeit. Ein Stoß im richtigen Moment löst die meisten auf.

Vorgeschlagene Zeitpläne

Verträge: 3 Tage nach dem Versand, dann 7, plus 1 Tag vor Ablauf. Verträge halten Buchungen auf, also verfolge sie richtig nach.

Angebote: 3 und 7 Tage nach dem Versand, plus 3 Tage vor Ablauf. Darüber hinaus belästigst Du. Ruf stattdessen an.

Fragebögen: 7 Tage nach dem Versand, plus 3 Tage vor dem Ablaufdatum. Weniger dringend, es sei denn, Du benötigst die Antworten zum Arbeiten.