Kontakte archivieren

Mit der Zeit füllt sich Ihre Kontaktliste mit Anfragen, die zu nichts geführt haben. Archivierung räumt auf, ohne dabei etwas zu verlieren.

Was Archivierung bewirkt

Öffnen Sie den Kontakt, wählen Sie Kontakt archivieren aus dem Menü Weitere Aktionen (drei Punkte) oben in seinem Datensatz und bestätigen Sie. Der Dialog erklärt, was passiert: Die Historie bleibt erhalten und dieser Kontakt wird aus den aktiven Listen ausgeblendet.

Sie werden nach einem Grund gefragt, der standardmäßig "Nicht mehr aktiv" lautet. Das ist für Ihre eigenen Unterlagen. Er muss mindestens drei Zeichen lang sein.

Alles bleibt erhalten. Seine Buchungen, Rechnungen, Dokumente, Nachrichten und Notizen sind weiterhin vorhanden, und sein Geld zählt immer noch in Ihrem Finanzbericht.

Was ein archivierter Kontakt nicht kann

Sein Datensatz öffnet sich mit einer Meldung Archivierter Kontakt, die lautet „Aus aktiven Listen ausgeblendet. Die Historie bleibt." Während ein Kontakt archiviert ist:

• Seine Daten können nicht bearbeitet werden
• Sie können keinen Vorschlag, keine Buchung, Rechnung, keinen Vertrag oder Fragebogen für ihn erstellen
• Sie können ihm keine Nachricht senden

Sie können alles trotzdem lesen, und Sie können Kontaktnotizen weiterhin hinzufügen, bearbeiten und löschen. Wenn Sie eine Telefonnummer ändern oder ihm etwas senden müssen, stellen Sie ihn vorher wieder her.

Wiederherstellen

Ändern Sie den Statusfilter zu Archiviert oder Alle Kontakte, öffnen Sie die Person und wählen Sie Kontakt wiederherstellen in der Meldung Archivierter Kontakt oben in ihrem Datensatz. Diese Meldung ist der einzige Ort, an dem sich der Button befindet, da ein archivierter Kontakt kein Aktionsmenü hat. Der Kontakt kehrt genau so in Ihre aktive Liste zurück, wie er war.

Wenn jemand nach zwei Jahren zurückkommt, stellen Sie ihn wieder her, anstatt einen neuen Kontakt zu erstellen. Seine Historie ist wertvoll.

Sie können einen Kontakt nicht löschen

Es gibt keine Löschfunktion. Archivierung ist die Möglichkeit, jemanden aus Ihrer Liste zu entfernen.

Kontakte sind an Rechnungen, Zahlungen und unterzeichnete Verträge gebunden, daher bleibt der Datensatz erhalten.

Sie können zwei Kontakte nicht zusammenführen

Wenn dieselbe Person zweimal existiert, kann CoreHue die beiden Datensätze nicht zusammenführen.

Stattdessen warnt das System Sie bevor es passiert. Wenn Sie eine E-Mail-Adresse in das Formular zum Hinzufügen eines Kontakts eingeben, die bereits ein aktiver Kontakt nutzt, erscheint ein Panel Mögliche Übereinstimmungen mit einer Schaltfläche Kontakt verwenden. Das Nutzen dieser Schaltfläche ist der Weg, um Duplikate von Anfang an zu vermeiden.

Ihre Liste markiert diejenigen, die durchgerutscht sind. Eine Zeile, deren E-Mail-Adresse mehr als einem Kontakt gehört, zeigt „Wird auch von einem anderen Kontakt verwendet".

Wenn Sie bereits Duplikate haben, wählen Sie den Datensatz mit der wertvollen Historie. Kopieren Sie alles Nützliche vom anderen Datensatz bevor Sie ihn archivieren, da archivierte Kontakte nicht bearbeitet werden können. Archivieren Sie dann das Duplikat. Seine Historie bleibt vollständig und außer Sicht.

Liste sauber halten

Einige Gewohnheiten, die helfen:

Archivieren Sie tote Anfragen in Batches. Einmal pro Quartal: Filtern Sie nach Leads, schauen Sie sich an, was sechs Monate lang unberührt ist, und archivieren Sie es.

Nehmen Sie die Duplikat-Warnung ernst. Zehn Sekunden dort sparen das Durcheinander oben.

Archivieren Sie, anstatt auszuweichen. Ein Kontakt, den Sie in der Liste belassen, weil Sie sich unsicher sind, ist ein Kontakt, der Ihre Liste weniger nützlich macht.