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Buchungen verwalten

Sobald Kunden bei dir buchen, verwaltest du hier alles. Gehe zu Buchungen, um deine komplette Liste zu sehen, und klicke auf eine beliebige Buchung, um die Details anzuzeigen und Maßnahmen zu ergreifen.

Die Buchungsliste​

Deine Buchungsliste zeigt jede Sitzung, vergangene und bevorstehende. Du kannst:

  • Nach Status filtern. Zeige nur bestätigte Buchungen, abgeschlossene, stornierte oder einen anderen Status an.
  • Nach Kundennamen suchen. Finde schnell eine bestimmte Buchung.
  • Nach Datum sortieren. Sehe, was als nächstes ansteht, oder schau dir vergangene Sitzungen an.

Die Buchungsdetailseite​

Klicke auf eine beliebige Buchung, um ihre Detailseite zu öffnen. Hier siehst du alles über die Sitzung und kannst Maßnahmen ergreifen.

Oben siehst du den Buchungstitel und ein Status-Badge, das zeigt, wie es um die Buchung steht (vorläufig, bestätigt, in Bearbeitung, abgeschlossen oder storniert).

Seitenleiste​

Die rechte Seite der Seite zeigt wichtige Informationen auf einen Blick.

  • Kundeninfo. Der Name des Kunden, E-Mail, Telefonnummer und weitere Kontaktdaten.
  • Datum, Uhrzeit und Ort. Wann und wo die Sitzung stattfindet.
  • Betrag. Der Gesamtpreis für diese Buchung, einschließlich aller Add-ons.
  • Bearbeiten-Schaltfläche. Öffnet ein Modal, in dem du die Buchungsdetails wie Datum, Uhrzeit, Ort und Betrag aktualisieren kannst.

Service-Infokarte​

Eine Karte, die zeigt, für welchen Service diese Buchung ist, zusammen mit den Preisdetails und allen ausgewählten Add-ons.

Statusänderungen​

Du kannst eine Buchung durch ihren Lebenszyklus bewegen, indem du den Status änderst. Nicht alle Übergänge sind von jedem Status möglich. So funktioniert es:

  • Vorläufig kann sich ändern zu: Bestätigt, Zahlung ausstehend, Storniert.
  • Zahlung ausstehend kann sich ändern zu: Bestätigt, Storniert.
  • Bestätigt kann sich ändern zu: In Bearbeitung, Abgeschlossen, Storniert.
  • In Bearbeitung kann sich ändern zu: Abgeschlossen, Storniert.
  • Abgeschlossen ist ein Endzustand. Keine weiteren Änderungen möglich.
  • Storniert kann rückgängig gemacht werden. Du kannst eine stornierte Buchung bei Bedarf zu ihrem vorherigen Status zurücksetzen.

Maßnahmen, die du ergreifen kannst​

Von der Buchungsdetailseite aus hast du mehrere Aktionen zur Verfügung:

  • Angebot senden. Erstelle und sende einen Preisvorschlag an den Kunden.
  • Vertrag senden. Erstelle oder verknüpfe einen Vertrag und sende ihn zum Unterschreiben an den Kunden.
  • Rechnung erstellen. Generiere eine Rechnung für den Buchungsbetrag und sende sie an den Kunden.
  • Fragebogen senden. Sende einen beliebigen Fragebogen an den Kunden von dieser Buchung aus.
  • Angebot anzeigen. Falls du einen Vorschlag gesendet hast, sieh die Details des Angebots an.

Hauptinhaltsbereich​

Die Mitte der Seite zeigt die tiefergehenden Details.

Buchungsereignis-Timeline​

Ein chronologisches Protokoll von allem, was mit dieser Buchung passiert ist. Jede Statusänderung, jede gesendete E-Mail, jede erhaltene Zahlung, jeder unterschriebene Vertrag und jeder abgeschlossene Fragebogen wird hier angezeigt. Dies gibt dir auf einen Blick eine vollständige Geschichte.

Galerie-Verknüpfung​

Verknüpfe eine Kundengalerie mit der Buchung. Nach der Verknüpfung kann der Kunde auf seine Fotos direkt über seine Buchungsbestätigung oder einen gemeinsamen Link zugreifen.

Fragebogen-Antworten​

Falls der Kunde Fragebögen ausgefüllt hat (Aufnahme, vor der Sitzung oder nach der Sitzung), werden seine Antworten hier angezeigt. Du kannst alles, was er eingereicht hat, durchsehen, ohne die Buchungsseite zu verlassen.

Notizen​

Deine privaten Notizen zu dieser Buchung. Schreibe alles auf, das du dir merken möchtest: Sitzungsideen, Kundenpräferenzen, interne Erinnerungen. Nur du kannst diese sehen.

Vertragsbereich​

Falls ein Vertrag an diese Buchung angehängt ist, kannst du seinen Status hier sehen (gesendet, angesehen, unterschrieben). Klick durch, um den vollständigen Vertrag und die Unterschrift des Kunden anzuzeigen.

Rechnungsbereich​

Falls eine Rechnung für diese Buchung erstellt wurde, werden ihr Status und Details hier angezeigt (Entwurf, gesendet, bezahlt, überfällig). Du kannst die Rechnung anzeigen, bearbeiten oder erneut senden.

Finanzkarte mit Zahlungsnachweis​

Eine Zusammenfassung der Finanzen für diese Buchung: Gesamtbetrag, bezahlte Anzahlung, verbleibender Saldo und Zahlungsstatus. Falls der Kunde einen Zahlungsnachweis hochgeladen hat (wie einen Screenshot einer Banküberweisung), kannst du ihn hier anzeigen.

Eine Buchung stornieren​

Wenn du stornieren musst, führt dich CoreHue sorgfältig hindurch, damit nichts zu kurz kommt.

Das Stornierungsmodal​

Wenn du auf Stornieren klickst, erscheint ein Modal, das dir genau zeigt, was betroffen ist. Dies umfasst:

  • Alle Kalenderereignisse, die mit dieser Buchung verbunden sind.
  • Alle Rechnungen, die mit dieser Buchung verknüpft sind.
  • Alle Verträge, die mit dieser Buchung verbunden sind.
  • Alle Fragebögen, die für diese Buchung gesendet wurden.

Optionale Aktionen während der Stornierung​

Für jedes verbundene Element wählst du, was du tun möchtest:

  • Rechnung stornieren. Storniere oder annulliere jede offene Rechnung, damit dem Kunden keine Gebühren anfallen.
  • Vertrag annullieren. Markiere den Vertrag als annulliert, damit er nicht mehr gültig ist.
  • Fragebögen stornieren. Storniere alle ausstehenden Fragebögen, damit der Kunde sie nicht erhält.

Benachrichtige den Kunden​

Ein Schalter lässt dich wählen, ob du dem Kunden eine Stornierungs-E-Mail senden möchtest. Wenn du ihn einschaltest, erhält der Kunde eine klare Benachrichtigung, dass die Buchung storniert wurde. Wenn du ihn ausschaltest, erfolgt die Stornierung stillschweigend von deiner Seite.

Dieser Ansatz bedeutet keine Überraschungen. Du siehst alles, was sich ändern wird, bevor du die Stornierung bestätigst, und entscheidest genau, wie du jeden Teil bearbeitest.

Buchungs-E-Mails​

CoreHue sendet während des Buchungslebenszyklus automatisch mehrere E-Mails:

  • Bestätigungs-E-Mail (an den Kunden). Wird gesendet, wenn eine Buchung bestätigt ist. Enthält alle Details: Datum, Uhrzeit, Ort, Meeting-Link (wenn virtuell) und einen Link zum Hinzufügen zum Kalender.
  • Erinnerungs-E-Mails (an den Kunden). Basierend auf deinen Erinnerungseinstellungen (zum Beispiel 7 Tage vor und 1 Tag vor der Sitzung). Enthält die Buchungsdetails, Meeting-Link und alle ausstehenden Zahlungsinformationen.
  • Stornierungs-E-Mail (an den Kunden). Optional. Wird gesendet, wenn du eine Buchung stornierst und dich entscheidest, den Kunden zu benachrichtigen.
  • Neue Buchungsbenachrichtigung (an dich). Wird gesendet, wenn eine neue Buchung bestätigt wird, damit du immer weißt, wenn jemand gebucht hat.