Buchungen verwalten
Buchungen → Alle Buchungen zeigt jede Buchung, die du hast. Jede hat ihre eigene Seite mit Details, Dokumenten, Zahlungen und allem, was du damit tun kannst.
Die Liste
Die Spalten sind Buchung #, Kontakt, Service, Status, Datum, Zahlung und Betrag.
Der Filter öffnet sich auf Aktive Buchungen, das ist die Arbeitsansicht. Die anderen sind Alle Buchungen, Ausstehend, Bestätigt, Abgeschlossen, Storniert und Abgelaufen. Die Suche findet den Kontakt und die Buchung.
Die Status
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Ausstehend | Etwas ist noch nicht erledigt |
| Bestätigt | Alles Erforderliche ist erledigt |
| Abgeschlossen | Die Sitzung hat stattgefunden |
| Storniert | Wurde abgesagt |
| Abgelaufen | Die Wartezeit für die Zahlung ist abgelaufen und die Buchung wurde freigegeben |
Die meisten Buchungen durchlaufen die Zustände ausstehend, bestätigt, abgeschlossen. Mehr dazu findest du unter Warum eine Buchung ausstehend ist.
Die Spalte Zahlung verfolgt das Geld separat, sodass eine bestätigte Buchung immer noch als unbezahlt, teilweise bezahlt oder überfällig angezeigt werden kann.
Was auf einer Buchung steht
Ein Hinweis oben, wenn etwas deine Aufmerksamkeit braucht. Er nennt das, was noch aussteht. Wenn ein Kunde eine manuelle Zahlung eingereicht hat, wird Zahlung überprüfen angeboten.
Zusammenfassung mit dem Kontakt, dem Service, dem Datum, der Uhrzeit, dem Ort oder Meeting-Link und der Gesamtsumme. Der Button in der Ecke ist die Möglichkeit, den Termin zu ändern: Buchung verschieben ist normalerweise der Fall, oder Reservierung bearbeiten oder Zeitplan festlegen, während die Buchung noch einen Platz reserviert.
Buchungsformular oder Aus Anfrage, bei Buchungen, die von deiner Buchungsseite oder einer Anfrage kommen. Es enthält ihre Nachricht, ihre Referenzquelle und ihre Fragebogenantworten in vollem Umfang. Eine Buchung, die aus einer Anfrage kam, verlinkt auch auf Ursprüngliche Anfrage anzeigen.
Buchungspositionen, der Umfang und die Gesamtsumme, Zeile für Zeile, mit Steuern und eventuellen Rabatten.
Zahlung, die Rechnungen, die an diese Buchung angehängt sind, und was bezahlt wurde. Es zeigt Zahlungen zur Überprüfung, während die manuelle Zahlung eines Kunden auf dich wartet.
Dokumente, die an ihr angehängten Verträge und Fragebögen.
Was du tun kannst
Der Button oben ist der Schritt, der am wichtigsten ist:
Buchung bestätigen. Erscheint nur, wenn der Kunde alles erledigt hat und die Buchung auf deine Genehmigung wartet.
Ersatzbuchung erstellen. Erscheint auf einer stornierten oder abgelaufenen Buchung. Sie erstellt eine neue Buchung mit dem gleichen Kontakt und Service bereits ausgewählt.
Daneben:
Buchung teilen. Kopiert den Link zur Buchungsseite des Kunden. Per E-Mail teilen öffnet einen Composer, damit du sie mit einer Notiz versenden kannst.
Rechnung erstellen. Erstellt eine Rechnung für diese Buchung in der Währung der Buchung.
Und im Drei-Punkt-Menü, in dieser Reihenfolge, wobei jeder Eintrag nur erscheint, wenn er anwendbar ist:
Vertrag erstellen und Fragebogen senden, mit den Kundendaten bereits ausgefüllt.
Zahlungsfrist bearbeiten, bei einer Buchung, die auf die Zahlung wartet.
Buchung erneut öffnen, wenn du sie zu früh abgeschlossen hast. Es fragt nach einem Grund und bietet Erinnerungen für bevorstehende Termine neu starten. Nur bei einer abgeschlossenen Buchung.
Als abgeschlossen markieren, nachdem die Sitzung stattgefunden hat. Nur bei einer bestätigten Buchung. Es warnt dich, dass es „die Buchung schließt und Erinnerungen sowie Follow-ups stoppt. Zahlungen, Dokumente und Kalender-Verlauf sind nicht betroffen."
Vor Zahlung bestätigen, das eine Buchung bestätigt, während das Geld noch aussteht. Es fragt nach einem Grund, der erforderlich ist.
Zeitplan-Datensatz korrigieren, um ein gespeichertes Datum oder eine Uhrzeit zu korrigieren, das einfach falsch war. Es fragt nach einem Grund. Es teilt das absichtlich niemandem mit und lässt Kalender, Meetings und Erinnerungen unangetastet.
E-Mail-Verlauf, alles, was CoreHue über diese Buchung gesendet hat, und ob es angekommen ist.
Buchung stornieren, bei einer ausstehenden oder bestätigten Buchung.
Der E-Mail-Verlauf beendet Diskussionen. Wenn ein Kunde sagt, dass er die Bestätigung nie erhalten hat, kannst du sehen, ob sie zugestellt wurde, verzögert wurde oder nicht zugestellt werden konnte.
Verschiebung
Klick Buchung verschieben auf der Zusammenfassungskarte. Der Dialog bietet Datum, Enddatum (optional) für mehrtägige Arbeiten, Start- und End-Uhrzeiten und Ort.
Es gibt einen Schalter Kunde benachrichtigen, „Aktualisierter Zeitplan per E-Mail senden", und er ist standardmäßig aus. Schalte ihn ein, wenn du möchtest, dass sie informiert werden.
Wenn die neue Zeit mit einer anderen Buchung kollidiert, stoppt CoreHue dich mit „Diese Zeit überlappt sich mit einer anderen Buchung". Es fragt nach einem Grund, bevor du Trotzdem speichern darfst, sodass eine versehentliche Doppelbuchung schwer zu machen ist.
Die Verschiebung ist bei einer bestätigten Buchung möglich, die nicht als abgeschlossen oder storniert markiert wurde. Sobald das Datum vorbei ist, erscheint Zeitplan-Datensatz korrigieren daneben, weil nur du weißt, ob die Sitzung verschoben wurde oder der Datensatz einfach falsch ist.
Stornierung
Buchung stornieren fragt zur Bestätigung: „Das schließt die Buchung und gibt die reservierte Zeit frei."
Es gibt ein Feld Grund (optional) und einen Schalter Kontakt per E-Mail benachrichtigen, der standardmäßig aus ist, damit der Kunde nichts erfährt, wenn du ihn nicht einschaltest.
Es ändert nichts am Geld: „Zahlungen, Rechnungen und Verträge werden nicht geändert, daher musst du diese möglicherweise separat handhaben." Wenn Geld die Hände gewechselt hat, siehe Rückerstattungen.
Es ist sinnvoll, eine Stornierungsrichtlinie auf dem Service zu haben, damit die Bedingungen nicht in dem Moment erfunden werden. Sie sitzt auf der Registerkarte Verfügbarkeit und Ort, nimmt Formatierung auf und erscheint auf der Buchungsseite des Kunden.
Selbst eine Buchung erstellen
Neue Buchung ist für Arbeit, die anderswo vereinbart wurde: per Telefon, persönlich oder durch eine Anfrage, die du diskutiert hast.
Bezogen auf wählt, ob du von einem Kontakt oder einer Anfrage ausgehst, dann wählst du aus, welche. Eine Anfrage auszuwählen setzt den Service für dich.
Service (optional) ruft die Standardwerte dieses Service ab. Lass es blank für einmalige Arbeiten.
Zeitplan passt sich dem Service an. Ein direkter Buchungsservice zeigt seine tatsächliche Verfügbarkeit. Ein Mini-Session-Service zeigt seine eingestellten Plätze. Alles andere benötigt ein Datum, ein optionales Enddatum und Start- und Endzeiten oder Ganztägig.
Format sitzt unter dem Zeitplan auf allem außer einer Mini-Session. Vor Ort zeigt ein Feld Ort. Online zeigt eine Wahl des Meeting-Links von Google Meet, Zoom oder Benutzerdefinierter Link. Die Auswahl des benutzerdefinierten Links fügt ein Feld Benutzerdefinierte Meeting-URL hinzu. Google Meet und Zoom sind grau ausgefärbt, bis diese unter Buchungen → Einstellungen → Integrationen verbunden sind.
Buchungspositionen erstellt den Umfang und die Gesamtsumme. Wähle aus deinen Positionen oder gib einen Namen ein, dann setze Menge, Preis und Steuern. Der Bleistift neben der Beschreibung öffnet ein Fenster Beschreibung bearbeiten, in dem der Text Formatierung nimmt.
Zahlung einziehen ist ein Schalter. Schalte ihn ein, um einen Zahlungsplan zu wählen, Vollzahlung oder einen Zeitplan, wähle die Methoden und entscheide, ob du Zahlung zur Bestätigung der Buchung verlangen willst. Bei einem Zeitplan ist nur die erste Zahlung erforderlich. Wenn du sie verlangst, kannst du Unbezahlte Buchung ablaufen lassen am (optional) festlegen. Die Daten werden bis zum Ende dieses Tages reserviert, dann läuft die Buchung ab.
Eine Buchung, die ganz in der Vergangenheit liegt, überspringt Zahlungen vollständig und wird als Geschichte erfasst. Das gilt für eine Buchung ohne Service und für eine auf einem Anfrage-Service.
Buchung erstellen unten zeigt dir eine Zusammenfassung zur Bestätigung. Wenn die Zeit mit etwas kollidiert, fragt Diese Buchung trotzdem erstellen? nach einem Grund für Überschreitung, bevor sie gespeichert wird.
Sehen, was passiert ist
Jede Buchung führt ihren E-Mail-Verlauf.