Buchungs-E-Mails
CoreHue versendet E-Mails rund um Buchungen, damit du das nicht machen musst. Es gibt zwei Richtungen: was deine Kunden bekommen, und was du bekommst.
Was du schreibst
Buchungen → Einstellungen → E-Mails enthält zwei Dinge, beide sind standardmäßig aktiviert und beide haben eine Nachricht, die du selbst schreibst:
Buchungsbestätigung, "Eine E-Mail senden, wenn eine Buchung bestätigt wird."
Automatische Antwort auf Anfrage, "Eine automatische Antwort senden, wenn eine neue Anfrage eingegangen ist."
Jede hat einen Rich-Text-Editor mit einem Variablen-Menü in der Symbolleiste, sodass eine Nachricht alle angemessen begrüßt. Siehe Namen automatisch einfügen.
Dies sind deine kontoweit geltenden Standardeinstellungen. Jede Leistung kann diese in der letzten Stufe ihres Buchungsflusses durch eigene Formulierungen ersetzen. Diese Stufe ist 6 Bestätigung bei einer direkten Buchung oder Mini-Sitzung und 3 Bestätigung bei einer Anfrage-Leistung. Lasse die Nachricht der Leistung leer und die Standardeinstellung wird hier verwendet.
Der Schalter Buchungsbestätigung hier steuert, ob dein Kunde eine E-Mail erhält. Wenn du ihn ausschaltest, um deinen eigenen Posteingang zu beruhigen, werden deine Kunden nicht bestätigt.
Deine eigenen Benachrichtigungen findest du unter Einstellungen → Benachrichtigungen.
Was Kunden bekommen
Eine automatische Antwort auf die Anfrage, Betreff „Danke für deine Anfrage, [Name]". Wird sofort versendet, wenn jemand eine Anfrage einsendet. Dies ist die nützlichste E-Mail hier, denn die Zeit zwischen Anfrage und Antwort ist, wenn Menschen woanders hingehen. Sag, wann du antworten wirst und was als Nächstes passiert.
Wenn du die automatische Antwort ausschaltest, stummst du diese nicht. Der Kunde erhält weiterhin eine einfache Bestätigung, damit er weiß, dass die Anfrage angekommen ist. Was er verliert, sind deine Worte.
Eine Benachrichtigung über erhaltene Buchung, wenn eine Buchung gemacht wird, aber noch ausstehend ist. Der Betreff nennt, was fehlt: „Zahlung ausstehend", „Anforderungen ausstehend" oder „Deine Buchung wird überprüft". Die Schaltfläche lautet Deine Buchung abschließen und führt sie zu ihrer Buchungsseite.
Eine Buchungsbestätigung, Betreff „Deine Buchung ist bestätigt", mit Datum, Uhrzeit, Ort und einem Link zum Hinzufügen zum Kalender. Deine Bestätigungsnachricht ist der Hauptteil: die eigene der Leistung, wenn sie eine hat, sonst deine kontoweit geltende Standardeinstellung.
Erinnerungen vor der Sitzung, wenn du diese aktivierst. Siehe unten.
Eine Neuplannungsmitteilung, Betreff „Deine Buchung wurde neu geplant", und eine Stornierungsmitteilung, „Deine Buchung wurde storniert". Beide gehen nur raus, wenn du beim Durchführen der Änderung den Benachrichtigungsschalter aktivierst. Beide sind standardmäßig ausgeschaltet.
Eine Mitteilung über verspätete Zahlung, „Wir haben deine Zahlung erhalten", wenn Geld nach dem Ablauf einer Buchung ankommt.
Erinnerungen
Buchungserinnerungen werden unter Einstellungen → Erinnerungen eingestellt, nicht pro Leistung, sodass sie für alle deine Buchungen gelten.
Buchungserinnerungen, „Automatische Erinnerungen vor einer bestätigten Buchung senden", ist standardmäßig ausgeschaltet. Schalte es ein und markiere eines der vier Punkte: 7 Tage vorher, 3 Tage vorher, 1 Tag vorher und Am Buchungstag. Das erste Mal, wenn du es einschaltest, sind „3 Tage vorher" und „Am Buchungstag" aktiviert.
Sie gehen nur an bestätigte Buchungen und stoppen, wenn eine Buchung abgeschlossen oder storniert wird.
Was du bekommst
Deine eigenen Benachrichtigungen findest du unter Einstellungen → Benachrichtigungen, in einem Buchungen-Bereich:
- Neue Anfrage, „Ein Kunde sendet eine Anfrage von einer Buchungsseite."
- Buchung bestätigt, „Ein Kunde bestätigt eine Buchung."
- Buchung vom Kunden storniert
- Buchung vom Kunden neu geplant
- Änderungen des Core-Plans, wenn eine Planänderung Leistungen deaktiviert
Zwei weitere befinden sich unter Zahlungen:
- Zahlungsnachweis der Buchung, wenn ein Kunde einen Zahlungsnachweis hochlädt
- Zahlung nach Buchungsablauf erhalten
Alle sind standardmäßig aktiviert. Benachrichtigungs-E-Mails am oberen Rand dieser Seite schaltet alles aus, wenn du lieber von deinem Startbildschirm aus arbeiten möchtest als von deinem Posteingang.
So schreibst du sie gut
Beantworte die Frage, die sie gleich stellen werden. Bei einer automatischen Antwort ist das „Wann höre ich wieder von dir?". Bei einer Bestätigung ist es „Wohin gehe ich und was bringe ich mit?".
Halte es kurz. Diese werden auf einem Telefon gelesen, normalerweise während man etwas anderes tut.
Sag, was als Nächstes passiert. Jede dieser E-Mails sollte den Kunden wissen lassen, was danach kommt.
Überprüfung, was versendet wurde
Jede Buchung hat einen E-Mail-Verlauf in ihrem Drei-Punkte-Menü, der zeigt, was rausgegangen ist und ob es zugestellt wurde. Anfragen haben denselben Eintrag. Wenn ein Kunde sagt, dass er etwas nicht erhalten hat, erfährst du dort, ob es nicht zugestellt werden konnte, verzögert wurde oder nie versendet wurde.